Portalul RO e-Factura aduce noi responsabilitati antreprenorilor de cand e-Factura a devenit obligatorie in relatia B2B (business to business) si B2C (business to consumer). Indiferent daca esti PFA, II, IF sau desfasori Profesii Liberale e-Factura este obligatorie.
Arhiva Electronica e-Factura
Foarte importanta este arhiva electronica e-Factura a facturilor derulate prin contul SPV ANAF. Companiile au obligatia de a salva aceste arhive pe suporturi proprii (indiferent ca este USB drive, cloud, email) si sa pastreze aceste documente pentru cel putin 5 ani. Se vor arhiva atat facturile transmise cat si cele primite.
Primul pas in eFactura este generarea facturii in format XML. Crearea fisierului XML este primul pas din lantul care urmeaza. Acest format XML are o structura clara si urmareste o serie de validari, astfel ca este aprope imposibil sa generam o astfel de factura fara a folosi, fie un program de facturare integrat cu eFactura, fie tool-ul gratuit pus la dispozitie de ANAF.
QInvoices, program de facturare online si complet integrat cu eFactura creaza automat, la emiterea unui facturi, acest fisier XML care se va incarca ulterior in SPV.
Transmiterea fisierului XML generat in contul SPV este urmatorul pas. Din nou, aveti posibilitatea sa transmiteti manual fiecare fisier in parte accesand contul dvs. SPV. Prezentarea certificatului digital (semnatura electronica) este obligatorie de fiecare data. Recomandarea in acest caz este sa detineti un astfel de certificat digital fizic.
QInvoices, vine din nou in ajutorul companiilor, indiferent ca esti PFA care emite o factura pe luna sau esti un SRL care emite zeci sau sute de facturi pe luna. QInvoices transmite cu un click sau complet automat factura in SPV. Certificatul digital nu trebuie prezentat la fiecare transmitere, in aceasta situatie se poate folosi un certificat al altei persoane (de ex. al contabilului).
ANAF-ul urmeaza sa valideze fisierul transmis si daca este valid se poate descarca raspunsul, care consta intr-o arhiva zip care contine 2 fisiere XML: un fisier cu factura transmisa initial si un fisier cu semnatura electronica al Ministerului de Finante. In cazul in care fisierul nu este valid, ANAF-ul va furniza un fisier XML cu erorile aparute. Majoritatea antreprenorilor vor avea dificultati sa citeasca aceste formate si implicit sa identifice erorile.
QInvoices, din nou vine in ajutor si afiseaza statusul direct in aplicatie, indiferent daca este prelucrat cu succes sau cu erori.
Arhiva zip reprezinta factura fiscala pe care va trebui sa o puneti la dispozitia organelor de control, daca este cazul. Factura fiscala nu mai este reprezentata de fisiere PDF, Excel, Word sau alt tip.
Pastrarea facturile cade in sarcina companiilor si nu a contabililor, astfel ca fiecare factura fiscala trebuie descarcata in termen de 60 zile de la aparitia in SPV. Dupa cele 60 zile va disparea din SPV – va fi arhivata electronic si eliberata la cerere. Este nevoie de completarea unei solicitari de repostare pentru a o aduce inapoi in SPV si descarca.
QInvoices descarca automat facturile fiscale prelucrate cu succes de ANAF si pune la dispozitia companiilor doua metode de arhiva electronica e-Factura:
- Download activitate e-Factura din aplicatie. Un fisier ZIP este creat si contine toate facturile fiscale transmise sau primite prin SPV
- Transmitere pe email un sumar e-Factura cu toate facturile derulate prin SPV ca si atasament
Arhiva de tip zip trebuie stocata in siguranta de fiecare utilizator intr-un loc sigur si accesibil in situatia unui control. Indicat ar fi ca arhiva electronica sa fie pastrata in cateva locuri (local pe calculator/usb drive, cloud, email) pentru a fi siguri ca nu se pierde sau deterioreaza. Arhiva se va pastra pentru o perioada de 5 ani.
