Tot mai mulți administratori de întreprinderi mici se confruntă cu noi cerințe fiscale, iar introducerea raportării SAF-T a devenit prioritară. Dacă ai o firmă de dimensiuni reduse sau coordonezi activități în domeniul contabilității pentru IMM-uri, probabil auzi frecvent despre obligația depunerii declarației D406. Noile cerințe implică schimbări la nivel de organizare internă, tehnologie folosită și colaborare cu specialiștii financiari. Citește rândurile de mai jos și află care sunt pașii principali pentru pregătirea și transmiterea declarației SAF-T, astfel încât să te conformezi ușor și să eviți complicațiile.
Rezumat:
Ce presupune SAF-T și declarația D406?
SAF-T — Standard Audit File for Tax — este un format standard, recunoscut la nivel internațional, care impune firmelor să raporteze periodic datele contabile într-un fișier electronic (XML). Declarația D406 acoperă documente precum registre contabile, tranzacții, facturi, stocuri, TVA și active fixe.
Practic, SAF-T presupune să colectezi și să trimiți lunar, trimestrial sau anual, în funcție de categoria firmei, o serie de informații structurate despre activitatea financiară. De exemplu, dacă deții un magazin online și gestionezi fluxuri complexe de marfă, SAF-T in SmartBill va include toate mișcările de stoc, facturile și operațiunile relevante din perioada respectivă.
Formatul impus simplifică verificările fiscale, dar solicită o organizare riguroasă a informațiilor, precum și folosirea unor aplicații compatibile care generează automat fișierul conform cerințelor ANAF.
Obligațiile IMM-urilor privind SAF-T
Din 2025, orice companie cu personalitate juridică ce derulează activitate economică în România, inclusiv microîntreprinderile și IMM-urile, trebuie să depună lunar, trimestrial sau anual fișierul D406, în funcție de clasificarea fiscală. Cerința nu se aplică persoanelor fizice autorizate (PFA), întreprinderilor individuale sau familiale și nici firmelor care țin o evidență financiară simplificată, cu anumite condiții clar stabilite.
Termenele pentru depunere diferă. Majoritatea IMM-urilor raportează trimestrial; companiile mai mari au obligații lunare. După prima depunere, nu poți reveni asupra frecvenței alese. Respectă termenele și asigură-te că formatul respectă standardul publicat de ANAF pentru a nu risca sancțiuni.
Pașii pentru pregătirea depunerii SAF-T
Urmează acești pași pentru a te asigura că firma ta respectă corect cerințele SAF-T:
1. Adună și organizează toate datele relevante
Centralizează datele contabile, registrele de stocuri, tranzacțiile și rapoartele din gestiunea internă. Consultă-te cu contabilul sau cu echipa de contabilitate pentru a verifica dacă informațiile sunt complete și actualizate.
2. Alege și configurează un software specializat
Folosește o aplicație compatibilă cu SAF-T, care permite generarea automată a fișierului XML potrivit. Printre cele mai utilizate soluții se numără SmartBill Conta, SAGA sau Leelo. Aceste programe preiau eficient datele din contabilitate și le structurează conform cerințelor ANAF.
3. Testează și validează fișierele
Verifică fiecare fișier XML înainte de transmitere folosind validatorul oficial ANAF. Astfel identifici rapid eventuale omisiuni sau greșeli de structură. Corectează-le împreună cu contabilul și asigură-te că fișierul corespunde cerințelor tehnice.
4. Clarifică responsabilitățile din firmă
Administratorul răspunde legal pentru corectitudinea raportării, însă de cele mai multe ori, contabilul sau specialistul extern întocmește și transmite fișierele. Stabilește clar cine colectează informațiile, cine validează și cine semnează electronic declarația. Comunicarea bine pusă la punct în interiorul echipei reduce riscul de greșeli și întârziere.
Cum depui declarația SAF-T
Transmiterea fișierului D406 se face doar online, folosind Spațiul Privat Virtual (SPV) de pe site-ul ANAF sau portalul e-guvernare. Pentru a putea depune fișierul ai nevoie de semnătură electronică calificată și trebuie să te asiguri că fișierul respectă structura cerută de ANAF.
Majoritatea IMM-urilor vor depune declarația trimestrial, dar recomand să verifici exact clasificarea firmei înainte de a trimite documentul, pentru a respecta data limită. În situația în care descoperi o eroare după transmitere, poți corecta prin depunerea unei declarații rectificative. Totuși, verificarea atentă și colaborarea apropiată cu personalul contabil te ajută să eviți greșelile ce pot atrage sancțiuni.
Sancțiuni pentru nerespectarea obligațiilor SAF-T
Ignorarea regulilor SAF-T aduce sancțiuni. Pentru depunerea cu întârziere sau pentru lipsa declarației, amenzile pornesc de la 1.000 lei și pot ajunge la 5.000 lei, în funcție de gravitatea abaterii. Dacă depui un fișier incomplet sau cu erori tehnice, sancțiunile variază între 500 și 1.500 lei.
Firmele care greșesc frecvent se pot confrunta ulterior cu controale de detaliu din partea ANAF, ceea ce implică un efort suplimentar pentru documentare și corectare. Ex: O societate care depune același tip de eroare la fiecare trimestru riscă să intre rapid în atentia autorităților fiscale.
Menține un control riguros asupra procesului, planifică verificări periodice și apelează la sprijinul unui contabil cu experiență pentru a limita riscul de sancțiuni.
Avantajele respectării SAF-T pentru afaceri mici
Conformarea la regulile SAF-T nu presupune doar evitarea sancțiunilor. Organizarea eficientă a datelor accelerează răspunsul la posibile controale, crește transparența activității și poate accelera decontarea TVA-ului. Când utilizezi un software cu funcții dedicate SAF-T, scapi de majoritatea pașilor manuali care ocupau timp inutil.
Recomandări practice pentru IMM-uri
Pentru conformare simplă și fără bătăi de cap, ține cont de următoarele recomandări:
- Implică întreaga echipă de contabilitate: Stabilește de la început cine adună datele, cine răspunde de verificare și cine transmite efectiv declarația.
- Optează pentru un software actualizat, compatibil cu SAF-T: Nu toate platformele de gestiune generează fișierul XML corect. Analizează oferta și consultă contabilul pentru a alege instrumentul potrivit.
- Verifică periodic calitatea datelor: Planifică o revizie la final de lună sau trimestru, înainte de transmiterea fișierului către ANAF.
- Profită de perioada de adaptare: Testează procesele, urmărește tutoriale și participă la sesiuni de instruire oferite de furnizorii de software sau de către ANAF.
În acest mod, reduci riscul de erori și construiești o rutină care îți simplifică munca pe termen lung.
Implică-ți rapid echipa, alege instrumente potrivite și fii la curent cu informațiile publicate de ANAF. O bună organizare și testarea periodică a fișierelor generate te vor ajuta să gestionezi cu încredere tranziția la raportarea SAF-T.
